Comment planifier le budget d’un événement ?

La partie la plus fascinante du travail d’organisateur d’événements – il va sans dire – est la créativité. Tout le monde aime l’idée de pouvoir s’adonner à des idées originales et grandioses. La confrontation amère avec la réalité se présente alors, presque toujours, sous la forme du budget. Même ceux qui choisissent d’organiser leurs propres événements d’entreprise se laissent parfois emporter dans la phase de brainstorming et se retrouvent à lancer le projet d’un flash mob avec douze bus à deux étages de marque qui défilent sur la place de la ville en transportant tout un orchestre symphonique. Le calcul du budget d’un événement est une tâche complexe, qui doit être traitée séparément et par un professionnel qualifié, car les erreurs à ce stade peuvent littéralement coûter très cher. Vous trouverez ci-dessous un petit guide pratique pour planifier un budget réaliste pour vos événements. Spoilers : douze bus, c’est trop.

1. Des objectifs clairs

Il y a de nombreuses raisons d’organiser un événement. Malgré les clichés sur le métier d’organisateur d’événements, vous pouvez être sûr d’une chose : les événements ne sont pas organisés pour le plaisir. Vous pouvez vous y rendre pour le plaisir, mais le travail d’organisation d’un événement est toujours justifié par un objectif réel. Avant de vous lancer dans la tâche ardue d’établir un budget, prenez donc le temps nécessaire pour répondre à une série de questions. Quel est le but de cet événement ? S’agit-il de collecter des fonds pour une bonne cause ou de créer une occasion de rencontrer des clients potentiels ? S’agit-il d’un lancement promotionnel d’un produit ? S’adresse-t-il au grand public, à la presse ou aux initiés ? A-t-elle pour but d’augmenter la productivité interne de l’entreprise ou d’établir des partenariats avec des partenaires potentiels ? La réponse à ces questions dépend de ce que vous ferez ensuite, alors ne vous précipitez pas pour y répondre et assurez-vous d’avoir toutes les données nécessaires pour faire une analyse complète de la situation.

2. Faire une évaluation

Une fois que vous avez établi la cible de l’événement, il est important de faire une évaluation objective de la possibilité de les atteindre. Si nous parlons de l’organisation du dîner de Noël pour les employés des trois branches d’une entreprise, la probabilité que l’événement réussisse comme prévu et que tous les invités se présentent est relativement élevée. Si, en revanche, l’objectif est de se lancer pour la première fois dans l’organisation d’un salon, de se présenter comme des agrégateurs sur un marché qui ne nous perçoit pas encore comme tels, il est raisonnable de penser que le résultat final peut être plus modeste par rapport à d’autres événements similaires organisés par des marques établies. Planifier cette étape de manière raisonnable et honnête, sans se laisser prendre à l’optimisme, est essentiel pour identifier correctement le budget, mais aussi pour pouvoir demander le soutien d’un ou plusieurs sponsors.

3. Recettes et dépenses

Il peut sembler évident de parler de recettes et de dépenses lorsqu’on parle de budget, mais s’il y a une chose que l’on apprend en travaillant dans l’industrie de l’événementiel, c’est que rien n’est évident. Tous les événements, par exemple, n’ont pas de recettes, mais tous devraient représenter un investissement rentable à long terme. L’organisation d’une journée de team building et d’un dîner de gala pour vos employés, par exemple, est le genre d’activité où le budget est établi en additionnant seulement les postes de dépenses. Toutefois, comme cela a été amplement démontré, les résultats se révèlent à long terme sous la forme d’une productivité accrue, qui se traduit encore par des bénéfices. Un salon ou une conférence, en revanche, est susceptible d’être un événement à entrée payante ou un événement parrainé par une grande marque du secteur et a donc le potentiel, du moins en théorie, de représenter un profit sur le bilan des entreprises qui l’organisent.

4. Organisez les informations

Il y a un lutin, qui vit sur l’épaule de chaque organisateur (non seulement d’événements, mais de tout, même des listes de courses) et que nous appellerons affectueusement “Je me souviendrai de tout cela”. Cette petite créature est votre pire ennemi et a pour seul objectif de ruiner votre travail en répétant son mantra. Il est essentiel de ne jamais l’écouter. Peu importe que vous soyez sûr de ne pas pouvoir oublier ce coût d’assurance supplémentaire que le responsable du service technique vous a mentionné pendant cinq secondes au téléphone ou cet élément décoratif supplémentaire que vous avez commandé pour l’aménagement dans un moment d’euphorie : vous avez tort. Vous ne vous souviendrez de rien du tout, et lorsque vous établirez votre budget, votre esprit sera rempli de ballons colorés qui couvriront les endroits mêmes de votre mémoire où ces informations sont cachées. Écrivez tout, toujours et surtout écrivez immédiatement. Prenez note de toute nouvelle information dès qu’elle vous est communiquée, puis, calmement, organisez-les toutes selon un schéma qui répartit clairement les recettes et les dépenses, en indiquant en détail les éléments qui sont certains, ceux qui sont probables et ceux qui sont variables (par exemple, les éléments de dépenses qui sont susceptibles de changer en fonction du nombre d’invités qui participeront effectivement). Cela vous permettra d’avoir un aperçu clair de votre budget à tout moment pendant l’organisation de votre événement. Les éléments qui auront le plus d’impact sur votre budget

Si l’événement que vous organisez est un événement payant, je vous présenterai ce qui sera les deux mots les plus importants dans votre vie pendant la durée de l’événement : le seuil de rentabilité. Cette expression, qui signifie littéralement “seuil de rentabilité”, indique la condition qui amènera les revenus et les dépenses au même niveau, transformant l’événement en une opération à budget zéro. Si l’événement est basé sur la vente de billets, par exemple, le seuil de rentabilité est le nombre d’invités payants nécessaire pour couvrir toutes les dépenses. Certains événements gratuits peuvent également avoir une pause même s’ils sont financés avec l’aide de sponsors. Dans ce cas, le seuil de rentabilité peut être atteint dès la phase d’organisation, lorsqu’il sera possible de négocier avec les sponsors eux-mêmes un chiffre qui atteindra ou dépassera les dépenses engagées. Ce type de seuil de rentabilité doit toujours être associé à deux autres mots très importants : sauf imprévu. Les autres postes essentiels du budget sont ceux liés aux principaux atouts de chaque événement, tout d’abord le lieu. À moins que l’invité d’honneur de l’événement ne soit une superstar du cinéma ou de la musique, il est probable qu’il s’agisse du plus gros poste de dépenses. Il est donc bon de le définir avant d’envisager les autres, car le choix pourrait affecter considérablement les fonds disponibles pour tout le reste. Connaître l’espace dont vous disposez vous permet également de faire des estimations plus précises pour d’autres postes budgétaires, tels que l’aménagement et la restauration.

Créer le budget d’un événement est un exercice complexe et, de toutes les activités liées à ce domaine, c’est sans doute celle où les erreurs sont payées, littéralement, plus cher. Même si vous avez choisi d’organiser vous-même vos événements, il peut être approprié de demander l’avis d’un professionnel à ce stade. En fait, l’expérience directe est la seule défense possible contre les événements imprévus qui vont inévitablement affecter votre budget. C’est exactement à cela que sert l’expérience : à construire une étude de cas suffisamment importante dans votre domaine, afin que vous puissiez raisonnablement prévoir les variables auxquelles un profane ne penserait jamais.

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