Conseils pour se faire rembourser ses frais de déplacement par l’employeur

Rembourser ses frais de déplacement par l'employeur

Il peut arriver que vous soyez amené à réaliser des déplacements ponctuels ou réguliers au nom de votre entreprise. Les dépenses peuvent représenter une somme importante. Selon le Code du travail, les déplacements effectués pour le compte de l’entreprise doivent être remboursés ! Mais dans quels cas peut-on bénéficier d’un remboursement ?

Les frais de déplacement pour les trajets domicile-travail

Il faut distinguer le frais kilométrique des frais de déplacement. Le frais kilométrique exclut les trajets domicile-travail. En revanche, les frais de déplacement peuvent comprendre les frais kilométriques. Ils se déclinent d’ailleurs en différentes formes. Les billets d’avion, les billets de train, la location de voiture, la location d’un hébergement et les repas sont remboursés dans le cadre d’un voyage d’affaires. Pour éviter les mauvaises surprises, conservez tous les justificatifs. La présentation des documents originaux est obligatoire.

En outre, la moitié des frais de transport public pour le trajet domicile-travail doit être prise en main par l’employeur. La condition ? Il faut s’abonner, car les billets achetés à l’unité ne sont pas remboursables. Pour les déplacements en voiture, le remboursement des frais kilométriques n’est possible qu’en cas d’absence de transport public ou de distance importante qui ne peut être réalisée à pied. Les frais de stationnement et de péage peuvent également être inclus sous certaines conditions. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.mooncard.co

Les autres frais de déplacement pouvant être remboursés par l’employeur

Les frais de déplacement remboursés par les employeurs touchent principalement les dépenses engagées pour se déplacer d’un endroit à l’autre pour le compte de l’entreprise. Selon la loi, il n’est pas nécessaire de partir plusieurs jours pour prétendre à un remboursement. Même les déplacements locaux dans le cadre d’un rendez-vous professionnel ou d’une réunion d’affaires ouvrent droit à une indemnité. Si le salarié utilise son véhicule particulier lors des déplacements, le remboursement frais kilométrique par l employeur se base sur le barème forfaitaire établi par l’administration fiscale. Il faudrait se munir de tous les justificatifs en guise de preuve. Attention ! Le barème exclut les véhicules de plus de 7 CV. Dans le cas où il prend les transports en commun ou loue un vélo, la moitié du montant de l’abonnement est pris en charge par employeur. Dans la seconde option, le salarié peut prétendre à une indemnité kilométrique à la limite de 25 centimes par kilomètre. Dans le cas où le salarié ne peut regagner son domicile, l’employeur doit lui octroyer des frais de repas et des frais de logement. Il peut prendre pour base le barème de l’URSAFF ou rembourser les frais réels. Pour la location d’une voiture ou d’un taxi, il faudrait l’accord du responsable !

Le remboursement des frais de déplacement

Les frais de déplacement sont des frais professionnels. Généralement, les dépenses sont avancées par le salarié. Ensuite, il triera les reçus et remettra tous les détails à son supérieur hiérarchique pour espérer être remboursé. En cas de perte d’un ou de plusieurs justificatifs, il risque de perdre les sommes engagées. Le salarié est également tenu de fournir toutes les informations sur ses déplacements (le lieu de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres effectués, durée…) pour le remboursement frais de déplacement voiture.

L’employeur utilise le barème kilométrique pour déterminer les frais de déplacement en voiture à payer. Le montant est calculé sur le nombre de chevaux du véhicule et des kilomètres effectués. Les frais d’entretien et de réparation ainsi que la prime d’assurance sont aussi inclus.

Les modalités de remboursement frais déplacement peuvent prendre deux formes :

  • le remboursement des dépenses réellement effectuées : tous les frais sont donc déduits. Il faut noter qu’il existe un délai à respecter
  • ou l’indemnisation sous forme d’un forfait : dans ce cas, les justificatifs ne sont pas indispensables
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