5 conseils pour réaliser un reporting efficace

reporting efficace

Le reporting est un outil permettant de réaliser une analyse précise des actions effectuées dans le cadre d’une une activité particulière ou d’un projet sur une période donnée. Cet outil crucial sert de guide et offre une pause temporelle, de manière à prendre du recul sur des résultats passés. Quelques conseils pour réaliser un reporting efficace sont détaillés infra.

Un outil adapté au reporting pour plus d’efficacité

L’outil Microsoft BI Power favorise l’optimisation de la réalisation d’un reporting efficace. Éditée par Microsoft, cette solution décisionnelle s’appuie sur le Cloud Microsoft, disponible On Premise sous conditions. Figurant dans la catégorie des leaders dans le secteur des outils destinés au bon management des entreprises, il s’agit d’un outil pratique de pilotage qui permet de produire un reporting, même sans avoir de réelles compétences techniques dans le secteur. Cet outil de planification exploite le Big Data comme source d’information en vue d’une analyse des données. À partir delà, l’établissement des rapports s’appuie sur les sources internes, externes ou issues du Cloud. Ce logiciel est destiné à optimiser l’approche de gouvernance, avec intégration des utilisateurs métiers dans le système de management, en privilégiant l’architecture technico-fonctionnelle la plus adaptée.

Bien déterminer l’objectif du reporting pour un résultat efficace

Avant de procéder à un reporting, certains points nécessitent d’être éclaircis, entre autres, l’objectif de l’action. Les questions stratégiques visant à mieux orienter les analyses et à améliorer les performances d’une société font partie de ces éléments. À ce titre, une bonne lisibilité des données est importante, pour ne citer que la zone la plus dynamique en chiffre d’affaires sur un produit donné. Cette dernière permet de déterminer les opérations commerciales à mener. Extraire certaines données des tableaux de bord de chaque acteur dans le secteur et les intégrer dans le reporting pour constituer une aide à la décision.

À titre d’exemple, cet élément peut être le chiffre d’affaires sur un produit, découpé par zone géographique, avec les budgets qui ont été investis en publicité par localité ou encore opérations commerciales. De la même manière, l’analyse doit être effectuée sur une période définie, de manière à pouvoir être comparée avec une autre phase antérieure. Après avoir obtenu les réponses à ces questions, le reporting est pertinent, clair et concis, pour servir à une prise de décision adéquate. Dans la mesure du possible, il est préférable de proposer un visuel approprié pour une bonne compréhensibilité.

Adopter des visuels faciles à comprendre

Un reporting efficace doit tenir sur une feuille A4 en cas de visionnage en version physique. La meilleure option consiste à utiliser des visuels faciles à comprendre en survol et en lecture diagonale. Tous les moyens sont acceptés, entre autres, les cartes, les courbes et les graphiques. Sinon, les couleurs sont aussi des outils pratiques, à condition d’être utilisées avec parcimonie, juste pour plus de visibilité, sans exagération. Pour ce faire, il suffit de privilégier la qualité à la quantité. Ainsi, il est recommandé de choisir les indicateurs les plus adéquats pour composer le reporting, dans la mesure où ces derniers permettent de mettre en évidence toutes les informations décisionnelles. Effectivement, avec trop d’informations, les lecteurs pourront se noyer sans trouver les données essentielles pouvant influer sur la décision. Aussi, le reporting doit être simple, bref, concis, et surtout lisible.

Opter pour un bon suivi des KPI

Les KPI (key performance indicateur) sont de véritables outils d’aide à la décision, d’où l’intérêt de bien déterminer les indicateurs qui doivent être en adéquation avec le public concerné. Cet indicateur clé de performance inclut une mise en forme synthétique, pouvant être réalisée sous forme de courbe pour montrer une évolution. Ce dernier peut être également une jauge, notamment pour la comparaison d’un objectif et de sa réalisation. Le tableau sert d’outil de synthèse générale pour les entreprises, offrant des alertes de lecture et mettant en exergue les chiffres clés. Dans tous les cas, les indicateurs ne doivent en aucun cas être anodins, dans la mesure où ils contribuent à l’appui des reportings. Ces derniers doivent être établis en fonction d’un destinataire spécifique.

Effectivement, votre propre reporting est différent de celui qui est adressé à vos équipes, à la direction, ou à d’autres services de l’entreprise. Cette diversité résulte du fait que les profils déterminent les données à mettre en avant, qui ne seront pas toujours les mêmes. À titre d’exemple, le service financier se penche sur la rentabilité du projet, ainsi que sur le coût de réalisation et sur les bénéfices. Le service marketing, de son côté, est plus intéressé par les retombées du projet sur la notoriété de l’entreprise et sur la captation des parts de marché.

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