Comment organiser une conférence ?

Quand il s’agit d’organiser une conférence, ce qui est clair tout de suite, c’est qu’il s’agit d’un projet très complexe. La conférence est une catégorie d’événements très hétérogène et les types qui la composent varient des conférences scientifiques, des conférences d’affaires aux conférences consacrées aux bandes dessinées et aux jeux. Mais malgré cela, les principaux éléments à organiser sont les mêmes. Voici un guide étape par étape pour faciliter le processus, afin que vous ne manquiez aucun détail.

Comment organiser une conférence ?

Définir le thème

Tous les éléments du processus d’organisation (lieu, durée, programme, orateur) dépendront du thème de la conférence. S’il s’agit d’une conférence scientifique, le thème sera centré sur un sujet de recherche spécifique et sur l’actualité du domaine. S’il s’agit d’une conférence d’entreprises, le thème sera lié à certains aspects de l’industrie et aux tendances de son développement. Une conférence de fans portera sur un certain type de médias (bandes dessinées, anime, jeux vidéo).

Les coordonnées : où et quand

Après avoir défini le thème, l’étape suivante consiste à fixer la date et à choisir un lieu. Tout d’abord, commencez à organiser la conférence au moins un an à l’avance. Ensuite : les conférences scientifiques et commerciales ont lieu plus souvent en semaine, car pour les invités comme pour les orateurs, la conférence peut être considérée comme un “travail”. Et dans ce cas, vous devez également veiller à ne pas le planifier pendant la saison estivale. D’un autre côté, les conférences de fans peuvent être considérées comme amusantes. C’est pourquoi, dans ce cas, il faut inclure le week-end dans le programme. S’il s’agit d’un événement de longue durée qui comprend également des journées en milieu de semaine, il est préférable de l’organiser en été, afin que les invités puissent organiser des vacances complètes autour de la conférence. Par exemple, le Comic Con à San Diego a lieu en juillet et dure du mercredi au dimanche.

En termes d’emplacement, un centre de convention est l’option la plus évidente. Mais même un grand hôtel, s’il dispose d’un espace approprié serait une excellente solution. Pour un congrès scientifique, l’université est un choix gagnant. Lorsque vous cherchez un lieu de congrès, vous devez non seulement vous assurer qu’il offre suffisamment d’espace, mais aussi savoir s’il est facilement accessible par les transports publics et quelles sont les possibilités d’hébergement à proximité. Visitez au moins trois endroits avant de prendre une décision.

Budgétiser le budget de la convention

Budgétiser le budget est l’une des étapes les plus importantes et doit être fait le plus tôt possible. Commencez à élaborer votre budget dès que vous connaissez les coûts immuables qui sont généralement liés au lieu d’implantation. Vous saurez ainsi quels orateurs vous pouvez vous permettre d’inviter, quel prix vous devrez fixer pour les billets et combien vous devrez récolter en parrainage. 

Choisissez les orateurs

Lorsque vous choisissez les orateurs d’une conférence, pensez à avoir un ou deux orateurs principaux qui sont des personnalités connues dans le domaine. Ces noms dans le programme de la conférence seront ceux qui attireront le public. Et puis, choisissez d’autres orateurs que vous pouvez sélectionner en envoyant un appel à contribution. Lorsque vous envoyez l’appel à contribution, assurez-vous qu’il parvient aux professionnels du domaine couvert par le programme de la conférence. Utilisez des canaux comme les e-mails et les réseaux sociaux (en particulier LinkedIn et Facebook où vous trouverez des groupes professionnels).

Vous aurez également besoin d’intervenants pour une conférence de fans. Selon le thème de la convention, les intervenants peuvent être des acteurs, des animateurs, des développeurs de jeux, des illustrateurs ou même des écrivains.

Communiquer sur une conférence

Une fois que vous avez établi le lieu, les dates, le calendrier et les intervenants, vous pouvez commencer à communiquer sur la convention de manière à attirer les premiers participants. Il est important de le faire le plus tôt possible (au moins 6 mois à l’avance).

Construire une page de conférence sur une plateforme de gestion d’événements en ligne et vendre des billets sont des étapes indispensables. Élaborer une stratégie de prix avec une réduction pour les billets achetés longtemps à l’avance. Assurez-vous d’ajouter tous les intervenants à la page de l’événement. Vous pouvez le faire grâce à un outil spécial dans les options de personnalisation des pages. S’il y a des activités pendant la conférence pour lesquelles des billets peuvent être vendus séparément, envisagez de créer la conférence comme un groupe d’événements connexes et d’inclure toutes les activités individuelles comme sous-événements.

Pour promouvoir la conférence, vous avez plusieurs options. Pour une conférence commerciale ou scientifique, vos efforts devraient commencer par une liste de diffusion de professionnels de l’industrie. Après l’envoi d’e-mail, LinkedIn et les groupes professionnels sur Facebook seront vos prochaines options. N’oubliez pas non plus les médias spécialisés (magazines spécialisés, sites web, blogs) qui sont axés sur le thème de la conférence. Pour une conférence de fans, les outils promotionnels seront les mêmes mais les réseaux sociaux auront une plus grande mesure.

Obtenir un parrainage

Obtenir un parrainage est un élément très important dans le processus d’organisation d’une conférence. Nous l’avons mentionné après le début des activités de marketing. En effet, dans l’idéal, lorsque vous recherchez des sponsors, vous disposez déjà des premiers résultats en termes de vente de billets et pouvez présenter des estimations du nombre de participants. Une conférence n’est pas un événement de masse, mais un événement qui s’adresse à un public bien défini. La bonne stratégie consiste donc à rechercher des sponsors dans ce secteur particulier. Une conférence médicale, par exemple, sera attrayante pour les sponsors de l’industrie pharmaceutique. Une agence numérique verra des avantages à sponsoriser une conférence sur le marketing numérique, et ainsi de suite.

A part les avantages classiques que vous pouvez offrir aux sponsors (mentionner dans les supports marketing de l’événement, inclure le nom de la marque du sponsor dans le nom de l’événement, inclure des présentations de leurs marques dans le programme, etc. Par exemple, vous pouvez aider les sponsors à obtenir des informations précieuses sur le public de l’événement. .

Préparez la logistique

C’est l’étape où vous allez chercher et réserver le matériel audio/vidéo, ainsi que la restauration. Pour l’équipement audio/vidéo, pensez aux projecteurs, aux écrans LCD, aux microphones et aux systèmes audio. Assurez-vous que l’endroit dispose d’un réseau wifi avec une bonne couverture, afin de pouvoir faire des émissions en direct et aussi sur les différents réseaux sociaux.

Pour la restauration, prévoyez suffisamment de pauses café et de rafraîchissements, ainsi qu’un buffet. Si la conférence a lieu dans un hôtel, celui-ci assurera très probablement aussi la restauration. Dans le cas contraire, vous devrez faire appel à une entreprise de restauration extérieure. Faites une première précommande en fonction du nombre estimé d’invités. Ensuite, à l’approche de la date, ajustez le montant de la commande finale en fonction du nombre de billets vendus. N’oubliez pas de prévoir également un cocktail/apéritif à l’heure de clôture de chaque jour de la conférence. Cela donnera plus d’occasions aux invités et aux orateurs de faire du réseautage. Si vous prévoyez une convention de fans, pensez à ajouter une dimension ludique avec des stands de nourriture de rue. Ici, vous pouvez réduire les coûts en faisant participer les fournisseurs en tant que vendeurs directs au public.

Organiser une convention, dernière étape : pendant et après l’événement

Si toutes les étapes énumérées ci-dessus ont été effectuées avec soin, la convention devrait se dérouler sans problème, mais cela ne signifie pas que votre mission est terminée. Avant le début de tous les jours de l’événement, vérifiez le fonctionnement de tout l’équipement audio/vidéo et les quantités commandées pour la restauration.

Portez une attention particulière à l’enregistrement des invités car le but sera de minimiser les files d’attente. Une dernière chose : assurez-vous d’avoir suffisamment de personnel à l’entrée et en divers points du lieu pour pouvoir accueillir les retardataires et en cas d’urgence.

Après l’événement, rassemblez toutes les photos, vidéos et témoignages des invités. Vous utiliserez tout ce matériel pour communiquer les résultats aux parties prenantes et pour promouvoir les futures éditions.

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