Il est très important de rédiger des factures professionnelles et pas seulement pour répondre aux exigences des autorités fiscales. Après tout, la facture est souvent la dernière impression laissée au client. Cette impression restera longtemps gravée dans les mémoires, c'est pourquoi vous pouvez travailler avec des modèles de factures.
Avantages des modèles de factures en Word et Excel
Rédiger des factures peut être assez fastidieux, surtout lorsque vous avez affaire à un grand nombre de reçus. Afin d'éviter de devoir tout créer à partir de zéro, des modèles de factures sont souvent utilisés.
Il vous suffit de leur fournir votre propre papier à en-tête et d'ajouter des données individuelles. Vous pouvez ensuite utiliser les modèles encore et encore. Selon vos préférences, ces modèles peuvent être utilisés sous forme de fichiers Word ou Excel.
Le choix entre Excel ou Word dépend surtout de la manière dont vous souhaitez structurer vos factures. Excel peut être beaucoup plus simple que Word, surtout lorsqu'il s'agit de documents volumineux qui comportent des calculs difficiles et de nombreux éléments de facture.
Modèles de factures à télécharger gratuitement
Vous trouverez en ligne de nombreux modèles de factures, tant en format Word qu'en fichiers Excel. Vous pouvez les télécharger gratuitement et les adapter à vos propres besoins. Si vous utilisez des modèles de factures sur Internet, vous devez toutefois savoir que ceux-ci ne répondent souvent pas aux exigences de la directive.
Parce que ce qui doit être pris en compte dans une facture est précisément réglementé - elle doit être infalsifiable et éviter les abus. Cependant, les fichiers Word ou Excel sont très problématiques ici, car ils pourraient théoriquement être facilement modifiés.
Si un modèle est utilisé et que le fichier est ensuite imprimé pour envoyer physiquement le document, la directive ne s'applique pas ici. Il en va autrement si le document doit être stocké sous forme numérique. Dans ce cas, il importe peu que la facture soit ensuite envoyée par la poste.
Inconvénients des modèles de factures
Comme vous pouvez le constater, bien que les modèles de factures finalisées soient disponibles en ligne rapidement et gratuitement, ils présentent des inconvénients évidents. Il faut être très précis dans l'utilisation des modèles pour être en sécurité sur le plan juridique.
En outre, vous devez toujours vérifier d'abord si les modèles sont réellement conformes aux exigences légales. Par exemple, vous devez vous assurer que tous les éléments obligatoires de la facture sont effectivement indiqués sur le modèle. Si nécessaire, le modèle doit d'abord être rempli de manière à ce qu'il soit certainement correct et que vous ne rencontriez pas de difficultés juridiques en l'utilisant.
Alternative : utiliser le programme de facturation
Si vous ne voulez pas vous embêter avec des modèles qui peuvent vous causer plus de soucis que de simplifier votre vie professionnelle, les programmes de facturation professionnelle sont l'alternative idéale pour vous.
Avec ces solutions logicielles, vous êtes toujours protégé en termes de questions juridiques. En outre, vous pouvez garder un œil sur l'ensemble de votre comptabilité et utiliser d'autres outils pratiques. Grâce aux solutions logicielles, toute votre comptabilité est clairement affichée numériquement. Toutes les exigences du GoBD sont respectées et vous disposez d'une plate-forme centrale sur laquelle vous pouvez consulter tous les documents de manière très structurée, de l'offre au rappel.
Programmes de facturation - Fournisseur
Il existe de nombreux prestataires différents pour la création et la gestion de vos recettes. Par exemple, les plus populaires le sont actuellement :
Chez une plateforme en ligne, vous serez convaincu par la facilité d'utilisation et les prix attractifs. En outre, vous avez la possibilité de tester le logiciel gratuitement - et une fois que vous l'aurez fait, vous ne voudrez certainement pas passer une seconde de plus à utiliser des modèles de factures en Word et Excel.
Logiciel de facturation - avantages
Actuellement, vous travaillez toujours sur la question de savoir si vous pouvez utiliser des modèles gratuits pour vos factures. Mais si votre entreprise vient de démarrer, vous aurez bientôt besoin d'autres types de reçus. Chaque entreprise a besoin tôt ou tard de bons de livraison, de rappels ou même de factures d'annulation.
Une solution logicielle centralisée est idéale pour ne pas avoir à rechercher des modèles gratuits à chaque fois que vous voulez les utiliser, que vous devez ensuite adapter. Vous couvrez ainsi tous les types de documents et êtes équipé pour la croissance de votre entreprise.
Chez certains fournisseurs, par exemple, en plus des différents types de documents, vous avez également la possibilité de cartographier l'ensemble de votre système de gestion des marchandises à l'aide du logiciel.
Cela signifie que vous n'avez pas besoin de travailler avec des listes interminables ou des systèmes différents, mais que vous pouvez contrôler toutes vos activités administratives sur cette plateforme. Ainsi, vous gardez une vue d'ensemble, vous ne perdez pas de temps et vous avez tous vos documents bien structurés.
Si vous travaillez avec un outil administratif solide dès le début, vous vous épargnerez beaucoup de temps, d'argent et de nerfs à moyen terme, car rien n'est pire que le chaos dans votre comptabilité, des factures ou des reçus incorrects qui ne peuvent plus être trouvés.