Une gestion des créances bien planifiée est une condition préalable importante pour la réussite d’une entreprise. C’est la seule façon de gérer et de traiter efficacement les créances des clients et des partenaires commerciaux. Mais à quoi implique la bonne gestion des créances ?
Que signifie la gestion des créances ?
Ce terme recouvre toutes les tâches et activités d’une entreprise qui s’occupent des créances impayées, c’est-à-dire des factures ouvertes et autres. Dans le cadre de la gestion des créances, l’objectif est de les gérer le plus efficacement possible.
Cette gestion est également utilisée en cas de défaillance, par exemple, si un client est insolvable. Il essaie finalement de récupérer les paiements en suspens. Un outil important pour cela peut être un logiciel de facturation tel que celui proposé par Lexware.
Quelles sont les tâches impliquées dans le domaine de la gestion des créances ?
Dans l’ensemble, les tâches de ce département peuvent être divisées en quatre catégories :
Préparation : avant même qu’un service ne soit fourni, l’activité de gestion des créances commence. Il lui incombe de vérifier si un client est solvable ou non. Un regard sur le registre des débiteurs et du commerce ainsi qu’une base de données des clients qui ont déjà fait défaut dans le passé sont utiles à cet égard.
Facturation : C’est la première étape après la réception d’une commande. Le service doit créer une facture, qui est ensuite envoyée au client. Il contient le montant à payer et d’autres informations importantes, telles que les versements, les délais de paiement ou les remises.
Affichage : La facture doit ensuite être affichée. Cela est fait par la comptabilité des comptes clients, qui est responsable de toutes les créances. Les écritures sont généralement triées par date d’échéance. Cela permet de savoir immédiatement quand un client est en défaut de paiement. En outre, les entreprises stockent généralement d’autres données sur leurs clients. Si un client n’a pas été en mesure de payer ses factures à temps à plusieurs reprises dans le passé, celles-ci sont stockées. Des limites supérieures peuvent alors être fixées pour les commandes ou les relations commerciales peuvent être interrompues.
Rappel : dans la plupart des cas, le paiement des factures se déroule sans problème, le client transfère le montant dû dans les délais. Cependant, il arrive sans cesse qu’un client manque le paiement. Dans ce cas, la gestion des créances doit d’abord rédiger un rappel de paiement. Si le client ne répond pas, un rappel lui est envoyé.
À quoi doit ressembler un projet de loi ?
Les entrepreneurs et les comptables expérimentés savent naturellement à quoi doit ressembler une facture. Cependant, les indépendants et les jeunes entreprises en particulier ont souvent des problèmes pour émettre une facture correcte. Cela peut également avoir des conséquences juridiques, car à partir d’un montant de 150 euros, l’émetteur de factures est légalement tenu d’enregistrer les dix données suivantes sur la facture :
Nom et adresse complets de la société
Numéro d’identification fiscale (ou numéro de TVA)
Nom et adresse complets du client
Date d’émission de la facture
Numéro de la facture (en général, toutes les factures sont numérotées de manière séquentielle)
Date à laquelle le service a été rendu ou la livraison a été expédiée
Type et quantité de services/prestations
Montant net dû pour le service/la prestation
Taux de TVA auquel le montant net est taxé (7 ou 19 %)
Montant de la taxe sur les ventes à payer en plus du montant net
Si le commerçant ne sait toujours pas comment concevoir la facture, il peut utiliser ce modèle de facture comme modèle de facture.
Quel est l’importance d’un bon processus de relance ?
Même si un avis d’avertissement est une chose plutôt désagréable, un processus de relance bien organisé est important pour une entreprise, comme le montre le graphique suivant par statistiques :
Vous pouvez voir ici qu’en Allemagne, un tiers de toutes les factures émises à l’intention des clients nationaux sont en retard. Les clients étrangers sont encore plus souvent en retard de paiement.
Pour contrer ce problème, il est important qu’une entreprise dispose d’un système de relance qui fonctionne bien. Il doit surtout être capable de faire face à la tâche de mettre l’accent sur les exigences d’une part, mais aussi de maintenir la convivialité afin que le client ne soit pas ennuyé. Ce système assure la performance de la gestion financière de l’entreprise.
Le premier rappel doit donc aussi être compris plutôt comme un rappel poli, dans lequel le client est informé qu’il n’a pas encore transféré le montant. Cette demande doit être suivie d’une demande de rectification de cette omission à une certaine date.
Si le client ne paie toujours pas le montant dû après le rappel de paiement, le second rappel peut être un peu plus explicite. Dans ce cas, le client se voit accorder un délai supplémentaire, après lequel l’entreprise peut également le menacer de frais de rappel et d’intérêts de retard. Le dernier rappel devrait enfin être très clair pour lui inciter à effectuer le recouvrement de ses dettes.
L’entreprise doit indiquer clairement au client qu’il est menacé de poursuites judiciaires s’il ne respecte pas le nouveau délai fixé. En outre, une liste des frais de rappel et des intérêts de retard supplémentaires qui seront désormais encourus doit être jointe. Si cette tentative ne porte pas non plus ses fruits, une agence de recouvrement doit être impliquée. Le dernier recours est une procédure de relance judiciaire. Cette agence va représenter l’entreprise pour rappeler au créancier le crédit qu’il doit payer à l’entreprise.
Plus une entreprise est grande, plus il est difficile de suivre tous les paiements en suspens. La gestion des créances est donc importante pour garantir que toutes les créances sont payées. Sinon, l’entreprise peut perdre beaucoup d’argent. Pour assurer le bon fonctionnement de ladite entreprise, il lui est possible de faire un placement dans les produits structures. Ces derniers sont des solutions idéales pour faire augmenter le portefeuille de l’entreprise.
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