Le workforce planning qu’est-ce que c’est ?

Le workforce

Les entreprises font de plus en plus face à des évolutions technologiques majeures, sans compter les contraintes budgétaires et règlementaires qui ne cessent de peser sur elles. Dans un tel contexte, le bon sens recommande au moins d’optimiser la planification et la gestion des ressources humaines afin d’en tirer le meilleur. On parle de workforce planning, autrement dit, un pilotage stratégique du capital humain de l’entreprise afin de faire face aux enjeux actuels et futurs. Zoom sur la démarche.

En quoi consiste le concept de workforce planning ?

Le concept de workforce planning consiste en une démarche récurrente d’évaluation des ressources humaines nécessaires pour en réaliser le plan stratégique à court, moyen et long terme. En effet, toute entreprise, toute organisation qui prévoit un plan de restructuration, de transformation ou de croissance économique doit en amont s’appuyer sur un plan stratégique de ses ressources humaines pour atteindre ses objectifs. C’est l’idée derrière le « strategic workforce planning » (SWP).

Souvent confondu avec la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences), le SWP permet donc aux organisations d’établir un lien réaliste entre leurs stratégies business à moyen et long terme et les perspectives d’évolution des ressources humaines. L’objectif est d’en arriver à réduire substantiellement les écarts de compétences et d’effectifs entre les ressources humaines disponibles et les besoins de l’entreprise.

Quel est l’intérêt du workforce planning en entreprise ?

Dans une organisation, le SWP permet de répertorier les ressources humaines existantes, d’évaluer l’écart entre ces ressources et les besoins futurs, et définir les mesures appropriées.

Répertorier les ressources existantes

Le workforce planning permet de répertorier l’existant en termes de ressources humaines ; c’est-à-dire de faire un état des lieux des personnes qui travaillent et évoluent au sein de l’entreprise. A cet effet, le SWP s’appuie entre autres sur des outils tels que la cartographie des compétences disponibles, le référentiel des métiers, etc. L’objectif est de disposer de plus de contenu relatif aux compétences et appétences des collaborateurs afin de déployer les personnes qu’il faut là où il faut.

La démarche du SWP est aussi bien indispensable pour les grandes entreprises que les PME. Elle aide à centraliser toutes les données relatives au personnel. Le workforce planning en fin de compte, consiste à identifier l’ensemble des données disponibles sur les compétences des collaborateurs et à les agréger dans une même cartographie de ressources. Cela permet à tout collaborateur de se positionner dans ladite cartographie.

Evaluer l’écart entre ressources actuelles et besoins futurs

Il est important que chaque organisation définisse sa stratégie en ce qui concerne les compétences clés et rares. Cela permet de prédire quelles compétences et métiers de demain sont indispensables pour réaliser la vision de l’entreprise. Cette projection des besoins de l’entreprise sur le moyen ou le long terme aide à réaliser un meilleur workforce planning.

L’écart observé permet à l’entreprise de se positionner face aux grandes mutations à venir, aux plans macro et individuel. Dès lors, avec les ressources humaines disponibles, une politique d’accompagnement personnalisé et de développement des compétences pourra être mise en place. Elle peut par exemple consister à agir sur les plans de formation, ou à modifier les plans de recrutements à venir.

Mettre en place des mesures structurelles d’ajustement

Compte tenu du bassin de ressources disponibles et des projections faites sur l’évolution des processus et métiers de l’entreprise, l’écart calculé doit permettre de réajuster tous les outils internes du workforce planning :

·       les plans de recrutement ;

·       les plans de formation ;

·       les politiques de mobilité interne/externe ;

·       etc.

Tout cela permet d’anticiper l’impact de la stratégie de l’entreprise sur ses ressources humaines afin de gagner en objectivité et en efficacité.

Workforce planning : quels enjeux pour l’entreprise ?

Au regard de tout ce qui précède, il est aisé de comprendre que le processus du SWP consiste simplement à définir et mettre en œuvre une certaine cible organisationnelle et RH en vue d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise sur le court, le moyen et le long terme. A cet effet, le workforce planning répond à plusieurs enjeux :

·       avoir une bonne maitrise des effectifs ainsi que de leur masse salariale : c’est le lieu de disposer d’une vision actualisée et surtout précise des RH et de leur coût actuel et futur pour l’entreprise. C’est aussi l’occasion d’ajuster efficacement leur gestion en prévoyant les ressources financières qu’il faut pour leur maintien effectif ;

·       utiliser efficacement les ressources humaines comme des leviers de performance et de compétitivité pour l’entreprise : il s’agit d’optimiser les politiques RH et d’effectuer une gestion proactive des emplois et compétences de l’entreprise ;

·       adapter les RH aux évolutions et changements : le workforce planning sert ainsi de levier pour adapter les compétences métiers disponibles aux nouvelles orientations de l’entreprise.

Le SWP est en définitive une démarche continue et itérative, permettant d’ajuster en permanence les ressources aux besoins de l’entreprise.

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