Solutions efficaces pour la gestion des notes de frais

gestion des notes de frais

Les employés travaillant en dehors de son bureau, en mission ou en voyage s’engagent souvent à payer des frais divers. Pour se faire rembourser par l’employeur ou l’entreprise, il doit élaborer toute une panoplie de justificatifs appelée notes de frais. Ces notes de frais lui permettent de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a avancés lui-même. Que faire pour que l’entreprise et l’employé soient gagnant-gagnant dans la validation et le traitement des notes de frais ? Quelles sont les solutions efficaces pour la gestion des notes de frais ?

Automatiser les notes de frais

Pour se faire rembourser leurs frais professionnels, les employés ont eu recours auparavant à noter à la main tous ses frais de déplacement, ses frais de repas en y attachant les justificatifs. A la fin du mois, le comptable et même l’entreprise montrent des difficultés dans le traitement et la validation des remboursements des frais. A l’heure de la technologie, une solution efficace par l’automatisation des notes de frais est plus qu’avantageuse. En intégrant un logiciel de gestion des notes de frais dans le système interne de comptabilité de l’entreprise, les documents de chaque employé sont automatiquement mis à jour. L’automatisation permet aussi la réduction d’erreurs de saisies et d’éviter les pertes de données. Le logiciel pour la gestion des notes de frais assure le contrôle automatique de la conformité des documents, le suivi sur la gestion des déplacements des employés, la visualisation les dépenses courantes ainsi que la récupération de la TVA souvent omis pendant les saisies manuelles. Pour un gain de temps et par souci d’efficacité, informez-vous sur comment trouver solution de remboursement des frais.

Adopter une politique des notes de frais

Chaque entreprise pourrait adopter une politique qui lui soit propre concernant les notes de frais. Établir une politique stricte et efficace entre l’entreprise et le salarié permet d’économiser et d’éviter les abus ou les fraudes. Cette politique consiste entre autres à délimiter les frais professionnels en fixant un certain budget, à imposer les conditions de transports ou d’hébergements, et élaborer un barème kilométrique. D’autres entreprises ont trouvé une solution plus efficace dans la gestion des notes de frais par l’avance des dépenses, par obtention des frais d’indemnisation en forfait au lieu d’être remboursé ou par l’utilisation d’une carte bancaire prépayée. Le salarié n’aura pas ainsi à engager son argent personnel dans les frais professionnels de l’entreprise. La carte bancaire prépayée garantit un relevé des frais dépensés sur le compte bancaire de l’entreprise. Le salarié et l’employeur pourront ainsi travailler en totale confiance et sans surprises. L’entreprise gagnerait ainsi à faire des économies et à bien gérer ses dépenses. Quant au salarié, cela allégerait ses comptes rendus et disposerait d’une certaine autonomie dans la gestion des frais professionnels.

Numériser les justificatifs

La gestion des notes de frais paralyse souvent la productivité de l’entreprise et pénalise les employés si les notes sont invalides : incomplètes ou douteuses. Par l’application mobile, les frais de repas, les frais de déplacement professionnels ou les frais d’hébergement sont dématérialisés. Nul besoin de trier chaque reçu et chaque note dans un ordre chronologique pour une demande de remboursements. Le service comptable et finances ne perdra plus de temps à éplucher et vérifier un à un les justificatifs. Seulement en quelques minutes, et en quelques clics, les justificatifs seront envoyés à la comptabilité de votre entreprise. Celle-ci ci procédera à la validation des remboursements dans un délai record. Les justificatives électroniques sont fiables et sont stockées et consultables sur une base de données. Dernièrement légalisées, les notes de frais numérisées doivent être ainsi certifiées par une signature électronique. Munie d’un horodatage, l’application mobile vous notifiera sur l’avancement de la validation des notes de frais. La solution la plus efficace dans la gestion des notes de frais est justement de la rendre plus simple.  

 

Gérer l’inventaire de votre boutique en ligne : comment le faire ?
Qu’est-ce que le diagramme Ishikawa ?