Comptabilité : comment faire une facture ?

une facture électronique

Tout entreprise doit pouvoir émettre une facture en bonne et due forme à ses clients. Cependant, ce document contractuel, doit répondre à un certain nombre d’obligations.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document qui justifie l’achat d’un service ou d’un produit entre une entreprise et un consommateur ou entre deux entreprises. Il s’agit d’un reçu ayant valeur juridique et fiscale, devant inclure des informations sur la vente. La présentation d’une facture constitue une condition essentielle pour une éventuelle déduction de la TVA. De plus, une facture peut être utilisée comme preuve dans un litige commercial.

La facture comporte à peu de choses près les mêmes informations qu’un devis mais ce dernier n’a aucune valeur légale (si ce n’est lorsque la prestation n’est pas réalisée alors que le devis a été accepté) puisqu’il s’agit d’une simple proposition de produit ou service. La facture, en revanche, vient finaliser la relation entre le fournisseur et le client. L’édition de devis factures, se fait généralement sur le même logiciel, qu’il s’agisse d’un tableur ou d’un logiciel de facture gratuit

Le meilleur moment pour émettre une facture est lorsque l’opération est réalisée ou dans le mois suivant la transaction. La facture peut être envoyée au format papier ou en .pdf. 

Temps de conservation

L’employeur, le travailleur indépendant ou le responsable de l’entreprise qui effectue la vente d’un bien ou d’un service est celui qui doit être en charge de l’archivage de la facture. Le délai obligatoire est de 5 ans.

La facture électronique

Une attention particulière doit être portée à la facture électronique dans la mesure où elle est désormais obligatoire pour certaines transactions.

C’est l’évolution de la facture papier traditionnelle. Elle est émise numériquement et a la même validité que son homologue papier. Pour que la facture numérique soit valide, elle doit inclure la signature électronique. Les administrations publiques ont l’obligation d’accepter les factures électroniques.

La facture électronique présente de nombreux avantages :

Échange rapide via des plateformes électroniques
Facilité de stockage
Protection de l’environnement
Économie (papier, frais d’envoi…)
Sécurité
Automatisation

Les mentions obligatoires

Qu’elle soit au format papier ou électronique, une facture doit comporter différentes mentions légales obligatoires.

Numéro de facture (toutes les factures d’une entreprise doivent avoir des numéros se suivant, afin de lutter contre la fraude fiscale).

Date d’émission de la facture

Date de la vente ou de la livraison du service

Numérotation de la facture (code interne à l’entreprise devant apparaître sur toutes les pages de la facture).

Informations sur la société émettrice de la facture : raison sociale et adresse, numéro de SIRET

Informations sur le destinataire : Nom, Prénom (ou raison sociale) et adresse

Informations sur l’opération réalisée et le montant total de l’opération, la désignation des produits ou services

Décompte détaillé des prestations et produits vendus, et la réduction si besoin.

Taux d’imposition (TVA et divers taxes comme la DEE)

Numéro individuel d’identification à la TVA ou, pour les auto-entrepreneurs, la mention de l’exonération « TVA non applicable selon l’article 293B du CGI ».

Montant total à payer HT et TTC

Pour les professionnels

Si la facture se destine à un autre professionnel, elle doit en plus mentionner le délai de paiement exigé et le montant des éventuelles pénalités de retard qui pourraient être appliquées.

Conseils pour émettre une facture

Il existe différents modèles de facture gratuits pour faire une facture sur un traitement de texte par exemple. Mais de plus en plus de programmes de facturation intuitifs voient le jour. Vous pouvez par exemple facilement éditer une facture, avec très peu de ressaisie, en utilisant un logiciel de trésorerie adapté à votre activité. Il vous suffira alors de sélectionner la liste des produits et services dans votre bibliothèque, ainsi que le nom du client, s’il est déjà enregistré et le logiciel s’occupe du reste ! Cela vous permet d’éditer des factures sans vous demander si vous avez bien rassemblé toutes les obligations légales. Mieux encore, si vous avez déjà réalisé un devis, le logiciel pourra le transformer immédiatement en facture, une fois le devis accepté par le client.

Vérifiez que les informations sont vraies. Tant dans les factures émises que dans celles reçues. Dans les premiers, cela évitera de répéter le travail et pour ceux reçus, il est de votre obligation que ces informations soient correctes

Utiliser un enregistrement des factures émises et reçues

Établissez un calendrier pour une facturation efficace

Utilisez des modèles de facturation adaptés à votre activité

Automatisez tous les processus que vous pouvez

Gardez vos factures en ordre pendant les 5 ans obligatoires

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