Les règles d’or pour réussir un projet de dématérialisation

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Avec les avancées technologiques, la conservation de données se fait plus facilement. Il est réellement plus aisé de retrouver d’anciens dossiers ou d’en classer de nouveaux. Toutefois, avant de bénéficier de ces avantages, il faut pouvoir stocker les informations. Tout ce processus ne peut se faire que par une opération de dématérialisation. Comment peut-on donc la réussir ? Voici les règles d’or à suivre !

Faire le point de l’existant et établir le cadre du projet

Bien avant de commencer le projet de dématérialisation et de réaliser la signature électronique des documents, il est primordial de faire un inventaire. Ce point permettra d’avoir une idée de la situation afin d’établir le protocole adéquat. Ainsi, les atouts et les limites du projet sont connus à l’avance. Parallèlement, ce sera l’occasion idéale pour rencontrer les collaborateurs et pour identifier ceux qui sont motivés pour s’impliquer dans le processus. Pour mettre en place une solution électronique, il faudrait aussi en élaborer le cadre. Cette astuce permet d’avoir une vue globale sur les besoins de la dématérialisation. Vous devrez poser les questions appropriées pour déterminer la technologie à utiliser et le cadre juridique du projet. Il faudra également intégrer les données au dispositif informatif afin d’en avoir la traçabilité.

Bien qu’il soit essentiel de choisir une technologie adaptée aux besoins de la firme, il ne faut pas oublier qu’elle doit être efficiente. En effet, pour que ce changement numérique soit optimal, l’insertion des données doit commencer par des transactions moins importantes ou chronophages. Ainsi, les résultats seront rapidement plus visibles et la performance de la technologie sera plus perceptible. Par ailleurs, pour que la certification électronique soit faite, il est essentiel que le système soit accessible. En d’autres termes, les responsables-métiers pourront s’y connecter facilement. L’exploitation ne devra pas aussi poser de problèmes.

Mettre les objectifs en phase avec la solution électronique

Comme tous les projets, la dématérialisation des informations doit atteindre des objectifs. Ce n’est qu’après cet accomplissement que la validité de la signature électronique sera confirmée. Pour l’obtenir, il faudrait que la direction générale de la firme soit impliquée. Tous les membres de l’instance décisionnelle doivent être au courant du projet. Ensuite, il faudra revoir l’organisation existante et, si possible, faire des modifications. Le but est de pouvoir adapter les informations à traiter au nouvel outil de dématérialisation. Les éléments qui concourront à la réalisation du projet doivent alors être rassemblés. Il s’agit essentiellement des facteurs juridiques, fonctionnels et technologiques.

Il faut aussi noter que les équipes formées doivent être sensibilisées pour suivre au mieux le processus de changement. Elles pourront donc s’y conformer sans grande difficulté. Dans la même lancée, il ne faudrait pas ignorer les fournisseurs. Étant des acteurs externes, ils doivent intégrer le projet puisque leurs factures sont comptabilisées dans l’entreprise.

Amener les collaborateurs à avoir le comportement adéquat

Le personnel de l’entreprise ne doit pas être tenu à l’écart des travaux à mettre en œuvre. Conformément au règlement européen, les auxiliaires doivent être informés, mais également impliqués dans le projet. Les responsables des services pourront ainsi avoir une nouvelle vision de leurs tâches. Il en est de même pour le personnel exécutif. Il leur sera plus facile d’avoir la maîtrise de la technologie et d’adopter la conduite correspondante. Toutes les collaborations doivent se faire avec le service informatique pour que l’usage du logiciel soit plus aisé pour tous.

Choisir l’externalisation des documents

Cette solution est la plus appréciée à cause de ses avantages. En effet, la transformation numérique peut s’avérer assez coûteuse pour l’entreprise. L’usage des ressources informatiques et humaines peut également prendre du temps. Une telle situation impactera considérablement la productivité de la firme. Pour remédier à ce contretemps, il faudrait sélectionner un prestataire qualifié et équipé pour traiter les données avec du professionnalisme. Bien évidemment, le prix doit être relativement bas. Cette solution reste fiable bien que les informations soient hors de l’entreprise. Vous pourrez toujours les retrouver en suivant leurs signatures numériques. Dans le cas échéant, la combinaison des solutions est également une bonne alternative pour une dématérialisation. Elle se fait grâce au travail réalisé en mode SaaS et à l’utilisation du workflow.

Sélectionner une solution transversale

La prise en compte de la solution transversale permet de faciliter considérablement la réalisation d’un projet de dématérialisation. Grâce à elle, la technologie est capable de supporter un grand nombre de données. Ces dernières peuvent provenir de plusieurs services et contenir plusieurs protocoles d’exécution. Il faudrait, toutefois, que le personnel exécutif soit habilité à utiliser le logiciel. Il pourra donc refaire les configurations idoines pour que l’outil supporte les informations à insérer. La mise en place d’une interface utilisateur sera ainsi bénéfique à tous les travailleurs. Les problèmes pourront alors être résolus en un temps record. Il est évident que l’environnement numérique est devenu très concurrentiel. C’est pour cela que chaque entreprise doit saisir les meilleures opportunités comme le projet de dématérialisation. Néanmoins, pour en profiter, il est nécessaire de suivre les règles de son processus.

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