Les entreprises tout comme les sociétés sont de plus en plus nombreuses à opter pour les achats en ligne. L'approvisionnement à distance revêt plus d'avantages pour les sociétés que le schéma classique. On parle ici d'e-procurement : un processus que l'évolution du numérique a rendu possible. Dans cet article, nous allons voir ensemble en quoi consiste cette solution et les bénéficies qu'elle offre aux entreprises.
Qu'est-ce que l'e-procurement ?
Le mot « procurement » est issu de la langue anglaise. En français, il désigne le processus d'approvisionnement. Si le terme e-procurement est de plus en plus courant, on lui préfère l'appellation « approvisionnement en ligne » pour sa simplicité. Par ailleurs, si vous rencontrez les expressions « approvisionnement électronique » ou « achat ecommerce », sachez qu'on parle toujours de la même démarche.
Essayons maintenant de comprendre de quoi il s'agit au juste ! L'e-procurement est une solution qui permet de centraliser la marchandise à travers une plateforme sur Internet. Ce logiciel a été spécialement conçu pour simplifier les démarches d'achats et la gestion des stocks notamment dans le cadre du business B2B, autrement dit, d'une entreprise à une autre. Il convient alors de souligner que cette solution s'adresse uniquement aux business et que les particuliers ne peuvent pas en bénéficier.
La différence fondamentale entre un achat classique et l'e-procurement réside dans les fonctionnalités du logiciel, des fonctionnalités offertes pour faciliter le processus d'achat et pour le rendre automatique. Certaines versions intègrent des services plus complexes qui profitent aux entreprises surtout au niveau de la gestion. Nous pouvons en citer l'affacturage et le workflow de validation de la commande. Sachant que bon nombre d'outils informatiques peuvent être achetés sur Internet, les entreprises ont tout à gagner à opter pour les solutions e-procurement.
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Le mode de fonctionnement de l'e-procurement
Les logiciels d'e-procurement se trouvent dans l''ERP de la société plus précisément dans la section dédiée aux achats. Grâce à ces outils, les entreprises peuvent désormais passer commande en disposant de catalogues que les fournisseurs mettent en ligne. Rappelons toutefois que cette phase a lieu après l'étape de la négociation.
L'approvisionnement B2B sur Internet se décline sur trois étapes :
- La sélection des produits : Les approvisionneurs sont les professionnels chargés d'effectuer des achats en entreprise. Ils accèdent à des catalogues et, dans certains cas, ils contactent les sites de fournisseurs directement. Cette démarche permet de se faire une idée précise sur les offres disponibles sur le marché, de les comparer et d'en sélectionner celles qui répondent au mieux aux besoins de l'entreprise. Pour cela, il suffit de quelques clics, et le tour est joué !
- L'envoi de la commande : Le fournisseur reçoit la commande de manière instantanée.
- La réception de la facture : La facture est envoyée sous forme de fichier numérique. La société reçoit alors ce PDF dans les délais les plus courts. Elle doit ensuite régler la facture en choisissant parmi les solutions de paiements offertes par le logiciel. Certaines solutions autorisent les paiements directs alors que d'autres privilégient l'affacturage.
Un processus simplifié et automatisé
Ces logiciels permettent de simplifier le processus d'achat. Ils s'apparent alors aux plateformes e-commerce B2C connues pour être accessible à tout le monde, même aux internautes qui possèdent des compétences informatiques basiques. Mais il y a une différence fondamentale entre les deux : les solutions e-procurement peuvent s'adapter à la stratégie commerciale de l'entreprise. Ainsi, elles assurent l'intégration et la gestion des marchandises de manière personnalisée. On peut alors intégrer dans le logiciel un workflow d'achat en automatisant le système d'achat.
Grâce à ces outils révolutionnaires, les entreprises ont désormais la possibilité d'accéder aux catalogues des fournisseurs. Cet avantage est essentiel pour comparer les offres, repérer les tarifs et bénéfices de chacune d'entre elles. Les approvisionneurs peuvent dès lors se rendre sur cette plateforme en ligne et effectuer des achats en fonction du workflow de validation. Cela facilite le paiement et assure une génération automatique des factures sous le format numérique.
Les principaux avantages de l'e-procurement
L'e-procurement offre plusieurs avantages aussi bien à l'entreprise qu'au fournisseur, la première pouvant passer commande et le second proposer ses produits au plus grand nombre. Si les fournisseurs ont accueilli ces logiciels avec beaucoup d'enthousiasme, c'est parce qu'ils y voient la solution idéale pour mieux gérer les factures et les contrats. De plus, l'e-procurement améliore la relation client de manière significative. Voici plus en détails les avantages de l'approvisionnement en ligne :
- Les catalogues en ligne rendent plus faciles la recherche et la comparaison des offres fournies par les fournisseurs. Comparées aux commandes effectuées à travers un catalogue papier, celles-ci peuvent être personnalisées à l'infini.
- La dématérialisation des catalogues permet de définir un workflow en automatisant le processus d'approvisionnement. De cette manière, les entreprises n'ont plus à s'occuper des achats manuellement.
- Avant cette solution, les fournisseurs devaient attendre longtemps l'arrivée des papiers administratifs. Désormais, la réception de ces documents est instantanée puisqu'il s'agit d'un achat numérique. Une fois la commande validée, elle est facturée et transmise en ligne. Les délais d'envoi sont alors supprimés, ce qui permet une optimisation du travail et de la stratégie d'approvisionnement de l'entreprise.
- Au-delà du gain de temps, ces logiciels assurent des économies financières indéniables. En effet, pour passer commande en ligne, les sociétés ne sont pas obligées de mobiliser une grande équipe. Les professionnels qui prennent en charge cet aspect de la production sont peu nombreux. Le coût de la transaction s'en trouve alors diminué. On parle ici d'un budget qui peut être divisé par quatre à chaque acte d'achat.
- Les informations fournies par les catalogues numériques sont plus précises et étudiées que celles des catalogues classiques. Des mises à jour régulières sont effectuées pour mieux coller aux attentes des clients. En cas d'erreur, la faute est réglée en quelques clics : un avantage que les catalogues papiers ne permettent pas. Cela ne fait que confirmer un niveau de transparence et de rigueur sans précédent.