L’internalisation de la paie en entreprise, mode d’emploi

Gestion de la paie

La gestion de la paie est une activité indispensable dans toute entreprise puisqu’elle participe à sa bonne marche. Elle répond à des enjeux en matière de conformité réglementaire et de sécurisation des données.

Bien qu’il s’agisse d’une fonction stratégique notamment par la mise en place d’une politique de rémunération en adéquation avec le projet d’entreprise, la paie reste une activité à faible valeur ajoutée avec un coût impondérable pour une entreprise.

C’est pourquoi nombre d’entreprises ont choisi, durant la dernière décennie, d’externaliser leur gestion via un prestataire externe spécialisé afin de se délester d’une tâche chronophage et ainsi gagner en productivité.

L’arrivée de nouveaux logiciels de paie (SIRH) performants, mais surtout plus intuitifs et plus simples favorise une volonté de réintégration de la gestion de la paie au sein de l’entreprise. Voici ce qu’il faut savoir sur l’internationalisation de la fonction paie dans votre entreprise.

La gestion de la paie, une fonction pluridisciplinaire

La gestion de la paie ne consiste pas seulement à établir les bulletins de paie, tant s’en faut. Un ensemble de tâches sont nécessaires à la bonne mise en œuvre du processus de rémunération. Outre une formation paie, des connaissances en droit social, fiscal et juridique ainsi qu’en comptabilité sont indispensables. 

Les principales tâches liées à la gestion de la paie en entreprise

L’établissement des bulletins de salaire n’est qu’une infime partie de l’activité de la gestion de la paie. 

  1. La gestion des obligations sociales : recueil et intégration des données nécessaires au calcul de la paie, édition des bulletins de salaire, déclaration de recrutement, affiliation et déclarations sociales auprès des organismes sociaux (retraite, santé, prévoyance, assurance chômage, etc.), paiement des cotisations sociales.

  2. La gestion des obligations fiscales : déclarations fiscales et calcul et prélèvement de l’impôt à la source.

  3. Le respect du Code du travail : intégration des fiches de poste et des contrats de travail, gestion des congés, établissement d’attestations, etc.

Le gestionnaire RH, ou le service paie, est également l’interlocuteur entre les différents services internes de l’entreprise (dont le service de comptabilité), avec les salariés, ainsi que les organismes externes. 

Les enjeux de la gestion de la paie

La gestion de la paie répond à deux enjeux fondamentaux pour toute entreprise : la conformité réglementaire et la sécurisation des données. 

Tout d’abord, le service paie doit veiller au respect des obligations légales pour être en conformité réglementaire, une non-conformité peut avoir de lourdes conséquences financières, comme une régularisation suite à un contrôle de l’URSSAF, ou bien des conséquences pénales en cas de déclaration de recrutement tardive (assimilé à du travail dissimulé pour l’inspection de travail).

En plus de garantir la qualité et la fiabilité de la gestion de la paie, le service paie doit s’assurer de la sécurisation des données relatives à la paie (coordonnées bancaires, bases de données des salariés, les déclarations sociales nominatives, DSN, etc.), informations sensibles et confidentielles. Bien que les outils digitaux et la dématérialisation des informations facilitent le processus de paie, ils contribuent également à la fragilisation de la sécurisation des données.

L’internalisation de la paie en pratique

L’internalisation de la paie repose sur deux choix indispensables : un gestionnaire de paie compétent et formé au processus et un logiciel de paie performant, sécurisé et intuitif.

La mise en place d’un gestionnaire de paie

Les tâches liées à la gestion de la paie sont nombreuses et pluridisciplinaires. Elles nécessitent, outre une formation en paie, de compétences juridiques, sociales et administratives ainsi qu’une solide connaissance sur les obligations légales et réglementaires du Code de Travail. 

Selon la taille de l’entreprise et le volume de bulletins de salaire à établir, le gestionnaire paie peut être :

  • le gérant lui-même ou le comptable de l’entreprise pour les TPE ;

  • un collaborateur du service comptable ou un assistant RH formé par un organisme de formation paie pour les PME ;

  • un service paie rattaché à la Direction des ressources humaines pour les grandes entreprises.

La mise en place d’un logiciel de paie (SIRH)

Les logiciels SIRH, Système d’Information des Ressources Humaines, intègrent plusieurs modules permettant de gérer et d’automatiser un certain nombre de fonctions RH (module de gestion administrative du personnel, module de gestion de la paie, module d’édition des déclarations sociales et/ou fiscales, module EDI, échange de données informatisé, pour la télédéclaration des traitements et des salaires, etc.).

L’internalisation de la paie peut être totale grâce à un logiciel de paie installé sur le serveur interne de l’entreprise (logiciel avec licence) ou partielle avec une solution Saas fonctionnant en ligne (stockage et traitement des données sur un serveur externe à l’entreprise) via un abonnement.

Voici les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de paie adapté aux besoins de votre entreprise :

  • fréquence des mises à jour des informations légales et réglementaires ;

  • automatisation des tâches (édition des bulletins de salaire, déclarations sociales et fiscales ;

  • simplicité d’utilisation et d’intuitivité du logiciel ;

  • possibilité de maintenance du logiciel (mise à jour de la version) ;

  • disponibilité d’un service technique expert en RH ;

  • système de sécurisation des données et fréquence des sauvegardes pour un SIRH en Saas ;

  • durée d’engagement.

Enfin, le coût du logiciel (location ou achat) ou de l’abonnement doit être étudié au regard des coûts cachés, comme des mises à jour payantes.